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信息化条件下的企业成本控制系统

当今,以收集为中间的信息技巧革命给举世带来深刻的影响和厘革,也给企业带来可贵的机遇和寻衅。信息收集的构建对企业内部各个部门的事情措施及营业流程孕育发生深远的影响和厘革。在前提下,企业究竟若何构建子系统?本文早年提启程,详细阐明前提下企业系统的构建思路,先容前提下的企业措施,并提出前提下企业系统评价的评价标准。

一.及企业

所谓“信息”,一样平常觉得是具有新内容、新常识的消息(如:手札、指令、情报等),它与数据既有联系,又有差别。数据是对环境的记录,它不只包括数值数据,而且包括非数值数据(如数据化的声音、符号、图像、表格、翰墨等),数据颠末加工处置惩罚,变成对组织的治理、决策等具有参考代价的资料时,便是信息。信息具有准确性、及时性、完备性三个特点。

跟着谋略机的发现及更新换代,以0和1为根基的电子信息技巧获得广泛的利用,从而被觉得因此数据情况扶植为根基,以谋略机为手段,以通信收集为传输序言,以办理种种利用问题为工具,终极实现今世化的历程。

作为社会的主角和组成部分,企业是指企业在供、产、销各个环节及各个部门的经营治理活动中,利用今世信息处置惩罚技巧、收集技巧、自动节制技巧等先辈手段,对企业进行全方位,多角度,高效和安然的改造,经由过程信息资本的深刻开拓和信息技巧的有效使用来前进企业的开拓、设计、临盆、贩卖、售后办事等环节以及企业的经营治理、决策等方面的事情效率和水平,进而前进企业经济效益和竞争力的历程。企业一样平常经由过程构建企业内部局域网,接入Internet,各部门利用一系列功能软件构建数据库,并及时、准确、完备的宣布部门信息;在权限容许范围内各部门还可以浏览应用部门外的信息,实现企业内部沟通与反馈。

使企业在两方面受到根本改造。一方面,建立了企业和市场之间的桥梁,企业可快速、准确的懂得市场动向和顾客需求,从而使工业化的大年夜规模临盆和推销被机动的信息办事所取代;另一方面,信息技巧由以前的大年夜型主机统一为信息天生、处置惩罚、宣布及传真为主要角色,使浩繁的PC机组成的收集能高效的运转。

因为本文所要阐述的是这一企业内部治理方面,故以下阐述着重于上述两方面的后者,即:企业使用今世信息技巧和通信技巧,构建内部收集,把内部各部门和企业供、产、销各个环节连接起来;各部门和环节及时汇集、收拾、加工、天生、储存部门信息,并准确、及时的在网上宣布和提示,实现企业内部各部门及企业临盆经营各环节所需信息的通顺无阻,从而从根本上打消因为信息通报滞后所造成的企业反映痴钝,不能因时因势的改变临盆经营治理等方面的模式和难以机动的应对市场风云变幻等方面状况。

二.前提下的企业系统

传统的觉得,企业的利润主要取决于贩卖的数量与价格,而对资源的节约则每每不太注重。跟着买方市场的形成,这种贩卖导向型的经营方略开始寻求资源节约的支持,即以低资源推动贩卖,为贩卖供给刚强的后盾。

一提到,实现资源节约,人们就会想到低落采购资源,实现面向制造和贩卖的设计 ,新工艺在临盆中的利用,精简机构,裁汰冗员,缩减治理用度等各种步伐而很少从计谋的系统的系角度斟酌问题,运用今世信息技巧实现系统资源集成阐发,从量、价、时、空全方面的斟酌资源构成,从光阴、空间缩减的角度低落资源。

前提下,企业运营的成熟模式经今世信息技巧改造变得法度榜样化,模块化,这就实现了企业所需信息的款式化、标准化和信息内容通报的快捷化,企业的系统在平台上从而也实现了资源构成的了了化(在平台上,企业诸如材料资源,采购资源、劳动力资源、各类税费都有固定的核算模式和核算措施,别的还有固定的款式)和资源核算、节制的及时化。企业资源核算部门可根据趋于实时化的核算结果阐发资源颠簸缘故原由,并准确、及时、有效的通报给决策部门,以供决策部门拟订响应的决策,有效的消减企业资源。此外,信息技巧的利用摒弃了传统资源核算中一些复杂的手工劳动,前进了诸如中间等部门的事情效率,也冲破了空间限定,打消因为空距离阂造成的沟通阻碍造成的无形资源,这就为企业迅速决策、拟订切实可行的实施规划,真正实现从泉源节制资源,从整体上低落企业运营资源。

作为企业信息系统的一个子系统,系统一方面承袭了企业信息系统整个信息技巧、硬件举措措施,另一方面却须配备一批即懂信息技巧又懂治理科学,具有计谋远见能从全局角度斟酌问题的复合型人才来充当职员。这些职员汇总资源核算部门核算结果,从企业计谋资源节约的角度斟酌企业运营各节点资源的合理性,对照各类规划,选出最优规划。

企业的职员统一附属于企业部门(可称为“中间”),其事情结果仅对中间认真。企业中间作为企业的一个本能机能部门,其事情结果只对决策部门认真,其活动仅听取其它部门的建议而不应受其滋扰,其组织职员事情历程和场所则贯穿于企业运营的各部门、各环节。

系统必有其输入与输出,企业子系统也不例外,这主要体现在系统构建和运行历程之中。

三.前提下企业系统的构建

一样平常来说,数据情况扶植是企业历程的起头。企业经由过程建立数据库,终极实现企业系统的构建

一样平常来说,数据情况扶植是企业历程的起头。企业经由过程建立数据库,终极实现数据库共享,在权限范围内,各部门可以及时获得所需的信息。共享数据库只重结果(数据)不重历程,终极的数据是信息应用者独一的标的物。然而,数据的准确性、及时性、完备性每每取决于数据库的构建历程。前提企业系统的形成也离不开数据库构建这一路头。

作为企业信息系统的一个子系统,系统是从原始管帐凭据及其它的原始资料启程,颠末汇集、收拾、加工、天生部门信息,并供给给企业中财务、管帐、物流、临盆治理、贩卖等相关部门,以供进行财务核算,资金筹集,临盆安排,等方面事情参考应用,并从信息应用部门的反馈中总结改进这一系统。本文所要阐明的企业子系统是指企业在已经构建信息系统的硬件设备及装载利用软件根基上,单从企业流程构造角度启程的信息系统,因而较少涉及信息技巧问题。为阐明若何详细的构建这已开放系统,我们从图--1可略窥一斑。

图—1中各项资源均应用灰色背景,是为阐明若何详细建立资源数据库。我们且称这些有灰色背景的资源为“黑箱”。资源数据库的建立必要一个前期事情,那便是要打开这样一个个“黑箱”,使此中的每一项详细资源“得见天日”。而这是历程中最根基最艰苦的阶段。

要打开 资源“黑箱”须从资源的渊源开始。为阐明若何打开资源“黑箱”,这里以 “劳动力资源”“黑箱”的开启为例。劳动力资源可细分为“人为 培训用度 其它用度”。然而,构建资源信息库历程不仅包括找出资源构成,而且还包孕对资源孕育发生规划的对照。劳动力资源的核算只要明确劳动力资源构成并对其进行详细谋略,然后汇总即可达到目的。劳动力资源核算在企业前提下可借助于企业软件中的一些功能模块来完成,因而只要完成资源细分,接下来主如果输机入账即可。而在劳动力资源规划选用方面,最基础的有两套规划,一是企业雇佣经久工人,另一规划是雇佣临时工。企业是追求利润的实体,两套规划的选用当然以利润及效益为标准。究竟选用哪一套规划必要阐发企业临盆的性子及特征。

选用前一种规划,必须斟酌到企业在临盆淡季必要包袱经久工的人为及因为雇佣经久工而引起的其它用度。选用后一种规划则要斟酌企业引进新员工所必需的招聘用度、培训用度以及企业可能因为市场需求忽然上升而招不到新员工而带来的丧掉。综合对照两套规划要求用数据措辞,因而必要详细结果。前提下,应用决策子系统中的一系列软件,输入详细数据即可孕育发生响应结果,选出最优规划。

在这里“黑箱”的开启必要配备专门的职员,我们且称之为“黑箱”开启职员。黑箱”开启职员扮演的角色不仅仅是事实供给者,即他们要在详确的描述并反应各类资源及规划详细环境的根基上,还需供给详确的部门信息给信息必要者,并供给给应用者一些具有参考代价的信息应用措施。这就要求“黑箱”开启职员具有治理,情报,信息利用, 谋略机利用等方面的常识,并能从供应链的角度理解其在全部企业流程中所处的位置, 具有全局和计谋的目光信息应用者是“黑箱”开启职员的用户,天经地义的成为其事情质量的评价者。但作为同一企业的不合部门或同一部门中的不合分工,信息必要者又必须承担对“黑箱”开启部门反馈其供给的信息准确度、及时性、完备性以及可用性方面的资料,供“黑箱”开启部门进行事情绩效评价和改进事情中的缺陷。

和劳动力资源“黑箱”开启一样,其它“黑箱”的开启也要经历分化资源和选择最优规划两个历程。详细的开启措施和劳动力资源“黑箱”开启法大年夜体同等,这里将不再赘描述。

资源数据库的构建是从“黑箱”开启的结果开始。开启完“黑箱”,接下来的事情是将各个以了了的资源信息规范化,使其有统一的名称、明确的定义、标准的款式,并对这些信息之间的关系做出明确的定义。这便是数据库的布局化,它主如果将前期阶段开启的各类成本分类,以管帐科目及财务报表的形式汇总并构建数据库布局及框架,周全反应数据库的内容及轮廓。实践中,实现这一步骤平日运用模块化措施,将资源的组成部分细分成小的功能模块(每一个模块既是分类的标准,又是完成一系列事情的法度榜样)以实现数据统计的快捷和分类的了了化。

接下来的事情是数据编码。即将布局化的分类数据中涉及到的各类科目按必然标准和规则统一编码,以便分类汇总及查询,并有利于不合部门在企业历程中对同一信息的理解和沟通。实践中有许多企业是按资源管帐科目的拼音声母组合来实现,这既利于迅速查询,又有利于非专业人士的理解,方便不合部门间沟通。

逐条逐目的将各类数据录入布局化的数据库,使分类数据得以核算是的紧张阶段,也是数据库构建历程中的终极环节。在这一阶段,数据录入职员将前期事情所完成的事情成果输入数据库中的响应位置,使其迅速的孕育发生响应的结果。核算部门将核算的各类结果组成文件,然后有选择的经由过程内部收集宣布,供部门内部或权限容许的部门应用,信息应用部门也可经由过程信息收集及时反馈信息方面环境,这就完成了图-1中右边的布局。

完成上述事情,基础上就完成了数据库的构建,但这只完成了的条件前提。

四.前提下的措施

和任何的系统一样,前提下企业系统有其最终目标。资源是企业经营状况的反应,假如企业临盆经营资源低,在其他前提相同时,其产品就具有价格竞争力,企业的经营状况自然也好。和传统的目标略有差异,企业是一项经久的经营治理计谋,而不是一项能立杆见影的事情;在前提下,企业不应只以低落资源、匆匆进贩卖、扩大年夜产品市场占领率为目标,而且还应该着眼企业的长远成长,实现企业经营稳健性这一计谋目标,这就要求企业经营资源稳健,避免因为猜测等方面缘故原由带来的资源大年夜起大年夜落。要实现这一目标,首先必要懂得企业资源孕育发生颠簸的缘故原由。下面引入“牛鞭效应”这一征象来阐明。

“牛鞭效应”最早是宝洁公司在查询造访婴儿一次性纸尿裤订单散播规律时,发明虽然婴儿对产品的破费对照稳定,零售商的贩卖颠簸也不大年夜,但厂家从经销商那里获得订单却呈现大年夜幅颠簸。同一时期,厂家向原材料供应商的订货量的颠簸幅度就更大年夜。这就像摆荡牛鞭一样,只要手法稍稍哆嗦,鞭稍就发生大年夜幅颠簸。于是人们称这种征象为“牛鞭效应”。后来经浩繁的企业验证,这一征象也存在于其他行业的一些企业中。

“牛鞭效应”所造成的需求大年夜幅颠簸对企业临盆经营造成很大年夜的难题,它可能导致企业临盆安排欠妥,运输分歧理,库存颠簸,采购量变更,使企业对市场变更反应迟钝,客户知足度下降,收益减小,而这些都反应为信息掉灵、企业资源的非常颠簸。

企业在主要办理的是企业因为信息通报滞后,反馈不灵敏问题,所应用的手段主如果通讯技巧和收集,通报的是数据化的信息。信息是具有光阴性,而且易掉真,信息源的信息颠末必然的通报环节和路径极可能变得面貌全非。别的,信息在通报历程中难免呈现工资身分造成的信息通报滞后和掉真等环境,因而,企业前提下要低落“牛鞭效应”孕育发生的资源,使资源颠簸幅度减小,就必要从信息可能掉真的环节动手,系统的办理信息掉真问题。

五.做好系统构建前期的筹备事情

如前所述,企业系统构建有一个前期筹备事情。前期事情所处置惩罚的原始资料既是企业各部门事情的成果,又是事情的动身点,因而必须包管泉源信息的真实性。这一方面要构建资料应用反馈机制,使资料泉源与“黑箱”开启职员能及时的沟通,以验证并包管资料滥觞的靠得住性。另一方面要配备高本质的“黑箱”开启职员。作为“黑箱”开启职员,必须具有系统的资料方面常识和阐发判断能力,能对资料的有用性和真实性做出基础判别,资料的取舍要颠末集体决定和沟通反馈,只管即便削减小我臆断。这样才能只管即便削减泉源信息掉真。

1. 构建优越的企业系统

一个优越企业系统不仅要周全的反应企业资源的周全构成,避免因为资源斟酌不全面而造成的资源非常颠簸,而且对输入数据库的数据的真实性有较高的要求。这不光是体统内部的事,也有企业相关部门的职责。企业内部的贩卖、临盆、物流部门要做好市场需求猜测,临盆资本筹划,库存及运输方面猜测,削减资源系统外的身分造成的资源颠簸。别的,企业内实现信息通报数据化和书面化,避免因为履历和口头方面缘故原由造成企业资源信息掉真。

2. 加快信息通报速率

信息通报的速率与企业资源颠簸关系亲昵。一样平常的,准确凿时的信息可使部门及时懂得企业资源最新状况,而信息通报滞后则可能使部门对变更了的环境做出差错判断,使信息供应链上呈现误区,造成企业经营方略和决策的掉误。

加快信息通报速率还要求部门配备专门的信息职员,对新天生的信息和变更了的信息做出迅速反映,及时的处置惩罚、反馈和通报,使必要者能及时的懂得最新信息。此外,加强员工的意识,培养员工的信息反映及反馈能力也是加快信息通报的有效道路。

3. 统一信息内容

转递者的不合描述是造成信息掉真的紧张缘故原由。因为不合的人对同一问题有不合的理解,同一信息在通报途中,会因为形形色色的转述而变得面貌全非,因而必要对通报中的信息应用相同的款式,统一通报内容,使通报中的内容在不合的信息界面上显示为同一内容,或显示所有的通报路径便于查出信息掉真的历程。而这些在前提下经由过程内部收集的邮件系统较易实现(如Notes系统的邮件转发功能)。

减小资源颠簸是前提下的企业系统终纵目标,但究竟什么样范围内的资源颠簸是合理的还必要的评价标准。

4. 前提下的系统评价标准

对付系统中的颠簸,一样平常来说,颠簸越小,系统越稳定。但究竟多小的颠簸是抱负的范围,这必要引入六西格玛标准。

六西格玛治理思惟是摩托罗拉公司首先应用,并由通用公司前总裁杰克•.威尔奇大年夜范围推广的一种先辈治理理念。希腊字母中小写的δ是一个在统计学中表示标准差的符号,六西格玛治理思惟中将一个系统假想成一个闭环,这个闭环异常敏感,系统中那些影响身分正常更改时,系统运行就正常;影响系统的身分发生变更时,系统就有一个颠簸,称之为误差,如函数y=f(x)便是一个受变量x影响的系统。六西格玛治理法经由过程提出系统颠簸的抱负目标,网络现实中系统数据的匀称值,谋略数据方 差,找出偏离匀称值的程度,然后经由过程改造系统流程,减小和打消系统的误差来达到系统运行的正常化。为阐明若何运用六西格玛标准评价前提下的系统,我们用图-2阐明。

图—2

假设企业必须有一个可以吸收的资源18,因为非系统缘故原由或其它缘故原由,企业的资源阁下容许误差2,即资源可以在到16~20范围内颠簸,任何在这个范围内的资源,对付企业所有者来说都是可以吸收的,16为LSL,代表“下限”,20为USL,代表上限。接下来我们必要统计企业在相同长度管帐时代的资源,求出这些资源的匀称值,若恰恰为18, 我们以18为中轴,把所有的资源数据放入一张正态散播曲线图(钟形曲线)如图-2。此时我们会发明在相同长的管帐时代,有的资源高于20,有的资源低于16,这对付企业来说并不稀罕,由于有的管帐时代可能呈现原材料价格涨跌环境。此时我们谋略呈现在的标准差(δ)为2.7,这对付企业资源为颠簸范围为2的限定来说,它还达不到一个δ标准。

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